MEDIA PEMBELAJARAN KAS KECIL
Soemarso
( 2004 ) mendefinisikan
dana kas kecil sebagai berikut :
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan
untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya
pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran
lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya
pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil
adalah biaya-biaya:
a. Biaya makan minum
b. Biaya perlengkapan
c. Biaya keperluan kantor
d. Serta biaya-biaya lainnya
Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang
dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah
berikut:
1. Untuk menghindari cara-cara
pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan
tidak praktis.
2. Meringankan beban para staf dalam
memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis
pimpinan. Contoh :
Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak
ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran
dengan cek.
3. Untuk mempercepat kegiatan atasan
yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.
a. Bukti
Kas Keluar
Dokumen
ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada
fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas
kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada
saat pengisian kembali dana kas kecil.
b. Cek
Merupakan
dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah
uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
c. Permintaan
Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen
ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana
kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti
pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama
pengeluaran dana kas kecil.
d. Bukti
Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen
ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian
dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil
dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
e. Permintaan
Kembali Dana Kas Kecil
Dokukmen
ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar
dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
Metode pencataan dana kas kecil berkaitan dengan
pembentukan awal serta proses menjurnal mutasi kas kecil yang digunakan. Metode
pencatatan dana kas kecil tergantung dari kebijakan perusahaan ( bagian
keuangan perusahaan) yang telah disepakati, dapat menggunakan metode dana tetap
( imprest fund method ) atau metode dana tidak tetap
( fluctuation fund method).
1. Metode Dana Tetap ( Imprest
Fund Method )
Dalam metode dana tetap, dana
kas kecil ditentukan dalam jumlah yang relative tetap. Jika jumlah dana yang
ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam suatu periode
tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan. Dalam metode ini
pun pemegang kas kecil tidak mencatat pemakaian kas kecil dalam jurnal.Buku kas
kecil dijadikan sebagai catatan intern pemegang kas kecil dan tidak dapat
dijadikan sebagai dasar dalam pencatatan di buku besar.
2. Metode Dana Tidak Tetap
( Fluctuation Fund Method )
Dalam metode dana tidak tetap,
pemakaian kas kecil oleh pemegang kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal
sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku
besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga pengganti
dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan yang telah
dikeluarkan.
Selisih kas ataupun kas kecil merupakan
perbedaan yang terjadi antara jumlah kas menurut perhitungan fisik dengan
catatan kas yang ada pada rekening bank maupun catatan buku besar kas pada
perusahaan.
Terjadinya selisih kas dapat
terjadi karena hal-hal sebagai berikut :
a. Adanya uang palsu.
b. Kehilangan akibat kekeliruan saat
transaksi penjualan tunai, misalnya kekeliruan saat melakukan pengembalian uang
kepada pelanggan.
c. Adanya penerimaan atau pembayaran
yang ada nilai recehannya.
d. Kesalahan pencatatan yang dilakukan
baik pada saat melakukan penerimaan kas maupun pengeluaran kas sehingga harus
dilakukan jurnal koreksi.
e. Sebab-sebab yang sama sekali
tidak dapat diketahui
Apabila
kas kecil menurut perhitungan fisik lebih besar bila dibandingkan dengan
catatan buku besar kas kecil maka hal itu disebut sebagai selisih kas lebih
(cash overage) tetapi apabila kas kecil menurut perhitungan fisik lebih kecil
dibandingkan menurut catatan buku besar kas kecil maka disebut selisih kas
kurang (cash shortage).
Jurnal untuk mencatat selisih kas adalah sebagai berikut :
a. Selisih
kas lebih (cash overage)
Kas
Kecil Rp
xxx
Selisih kas
Kecil Rp
xxx
b. Selisih
kas kurang
Selisih kas
Kecil Rp
xxx
Kas
Kecil Rp xxx
Selisih kas kecil lebih
dianggap sebagai pendapatan dan selisih kas kecil kurang dianggap sebagai beban
atau kerugian. Dalam laporan Laba/Rugi selisih kas lebih akan diinformasikan
sebagai pendapatan di luar usaha dan selisih kas kurang akan diinformasikan
sebagai beban di luar usaha. Selisih kas yang terjadi saat terjadinya transaksi
namun belum dicatat dalam jurnal maka tidak perlu dibuat jurnal koreksi, tetapi
kalau sudah dicatat dalam jurnal atau karena kesalahan pencatatan maka harus
dilakukan jurnal koreksi.
